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# Come si fa: le operazioni del team, passo per passo

> Attivare CRM e AI Ospiti, mandare i contratti, chiedere la carta, rimandare una fattura, sistemare i dati fiscali, leggere i problemi di pagamento: dall'Admin o da HQ, oppure chiedendolo al tuo Claude con l'MCP Mattone.

Ogni operazione qui sotto si fa in due modi, con lo stesso risultato:

* **a mano**, dall'Admin Panel della piattaforma o da HQ;
* **a voce**, chiedendola al tuo Claude collegato all'[MCP Mattone](https://docs.mattone.co/riferimenti/mcp-mattone.md).

Con l'MCP non serve sapere quali dati servono: **è l'assistente a chiederteli**. Se manca qualcosa ti fa le domande una alla volta («Come si chiama il partner?», «È una persona o una società?», «Quante rate e con che scadenze?»), ti propone quello che ha già trovato perché tu lo confermi, poi ti mostra un'**anteprima** (cosa succede, importi, data del primo addebito, a chi arriva la mail o l'SMS) e aspetta il tuo **sì**. Prima del sì non parte niente.

> [!TIP]
>
> Su Claude Desktop trovi le stesse procedure già pronte tra i **prompt** del connettore Mattone (il pulsante **+** nella chat, poi il connettore): «Attiva il CRM a un partner», «Manda il contratto AI Ospiti», «Manda un contratto del programma» e gli altri. Vedi solo quelli che il tuo permesso consente.

## Chi fa cosa

| Ruolo | Operazioni |
| - | - |
| Marketing | attivare il CRM, chiedere la carta, sistemare i dati fiscali |
| Delivery (AI Ospiti e incassi) | attivare l'AI Ospiti e WhatsApp, mandare il contratto AI Ospiti, chiedere la carta, rimandare una fattura, sistemare i dati fiscali, leggere i problemi di pagamento |
| Vendite e setter manager | creare il cliente in HQ, impostare le rate, mandare il contratto del programma, creare setter e closer in HQ |

Se uno strumento non compare nel tuo Claude, non hai quel permesso: si chiede in `#mattone-team` e si dà da **Admin → Accessi** → persona → card **MCP Mattone**.

> [!NOTE]
>
> Il **perché** di ogni regola (una carta, una fattura per servizio, canone sui listing attivi, firma nostra, CRM, niente link a mano, email, permessi MCP) è in [Regole e perché](https://docs.mattone.co/amministrazione/regole-e-perche.md).

## Come risponde l'assistente

| Ti dice | Vuol dire | Cosa fai |
| - | - | - |
| ti fa delle domande | mancano dati | rispondi; se un dato non lo sai, dillo invece di inventarlo |
| «ho trovato…, è lui?» | ha cercato il partner per nome o ha letto dati già salvati | conferma o correggi |
| un'anteprima e «Confermi?» | è tutto pronto, non è partito ancora niente | leggi importi, date e destinatario, poi rispondi sì o no |
| «non fatto» con un motivo | la piattaforma ha rifiutato per una ragione precisa (manca la carta, contratto già firmato, numeri cambiati…) | segui il «cosa fare» che ti propone |
| un errore di permesso o di collegamento | non dipende dai dati | segnalalo in `#mattone-team` |

## Attivare il CRM

**Dall'Admin**

1. **Incassi** → clic sul nome del partner → **+ Servizio** → **CRM**.
2. **Aggiungi (in attesa)**: nasce la voce, senza addebito.
3. **Aggancia** → anteprima del primo addebito → **Aggancia e addebita**.

Dettagli: [Servizi, saldo e fatture](https://docs.mattone.co/amministrazione/servizi-saldo-fatture.md#aggiungere-un-servizio-o-un-add-on).

**Con l'MCP**

Di' al tuo Claude: **«Attiva il CRM a Mario Rossi»**.

L'assistente cerca il partner, controlla che il CRM non sia già attivo, ti mostra canone e primo addebito e chiede conferma. Se manca la carta, ti propone di mandargli la mail per salvarla.

## Attivare l'AI Ospiti (abbonamento)

**Dall'Admin**

**Incassi** → riga del partner in **Da avviare** → **Avvia** → anteprima (listing, importo mensile, prima scadenza) → **Avvia abbonamento**. Vedi [Incassi](https://docs.mattone.co/amministrazione/incassi.md#le-procedure).

**Con l'MCP**

**«Avvia l'abbonamento AI Ospiti di Mario Rossi»**.

L'anteprima dice quanti appartamenti, quanto al mese e il giorno del primo addebito. Se il contratto AI Ospiti non è ancora firmato, l'assistente te lo dice e propone di mandarlo prima. WhatsApp si attiva allo stesso modo: «Attiva WhatsApp a Mario Rossi».

## Mandare il contratto AI Ospiti

**Dall'Admin**

**Studenti** → scheda del partner → **Servizi e abbonamento** → **Strumenti Conduit** → **Manda in firma online**. Il partner riceve il link e firma con un codice via email o SMS.

**Con l'MCP**

**«Manda in firma a Mario Rossi il contratto AI Ospiti»**.

L'assistente ti chiede: ditta individuale o società, nome e cognome di chi firma (proponendo quelli già salvati), codice fiscale, ruolo se è una società, email e cellulare per il codice di firma. Se i dati fiscali sono incompleti, prima ti porta a sistemarli. Se il contratto è già firmato, si ferma.

## Creare il cliente in HQ

**Da HQ**

In HQ, **Amministrazione** → **Nuovo Cliente**: nome e cognome, persona o società, lancio, programma, prezzo, piano di pagamento, carta o bonifico, setter.

**Con l'MCP**

**«Ho chiuso Mario Rossi, creiamo la scheda in HQ»**.

L'assistente chiede i dati uno alla volta, e **sempre il piano di pagamento**: tutto in una volta, acconto più saldo (importo e scadenza di ogni rata del saldo) oppure a rate (importo e scadenza di ognuna). **La somma deve fare il prezzo**, altrimenti ti chiede quale dei due è giusto. Così il contratto, dopo, non si blocca. Ti mostra il riepilogo e crea la scheda solo dopo il sì. La scheda nasce con il contratto «da inviare»: nessuna email parte in quel momento.

## Impostare o cambiare le rate

**Da HQ**

In HQ, **Amministrazione** → riga del cliente → modifica del cliente → rate. Le rate già pagate restano come sono.

**Con l'MCP**

**«Rifai le rate di Mario Rossi: 3 rate da 2.000 € il 5 di novembre, dicembre e gennaio»**.

L'anteprima mostra il piano prima e dopo e se il totale torna. Le rate già pagate non si toccano.

## Mandare il contratto del programma

**Da HQ**

In HQ, **Amministrazione** → modifica del cliente → riquadro **Invio in firma**. Se hai appena cambiato la scheda, **salva prima**: il contratto prende i termini dalla scheda.

**Con l'MCP**

**«Manda il contratto del programma a Mario Rossi»**.

1. L'assistente trova il cliente fra i tuoi in HQ. Se non c'è, prima va creato (vedi sopra).
2. Ti mostra i termini **presi dalla scheda HQ** (programma, prezzo, acconto e rate con le scadenze, carta o bonifico, data di inizio) e ti chiede se sono giusti. Se qualcosa non torna, prima si corregge la scheda: le rate le cambia lui con te, il resto si sistema in HQ. Se gli dici un termine diverso da quello in scheda, si ferma e ti dice la differenza.
3. Ti chiede solo quello che manca: l'email e il cellulare del cliente, se in scheda non ci sono.
4. Se in scheda il pagamento non torna (rate mai inserite, acconto senza il piano del saldo, rate che non fanno il prezzo), prima sistema il piano: ti chiede importo e scadenza di ogni rata da pagare e ti dice quanto devono fare insieme (il prezzo meno l'acconto e le rate già pagate). Ti mostra il piano e lo scrive in scheda solo dopo il tuo sì; se la somma non torna non scrive niente. Poi ti rifà l'anteprima del contratto, che confermi a parte. E ti ricorda di inserire le rate quando crei il cliente, la prossima volta. Se non hai il permesso di cambiare le rate, ti dice cosa correggere in HQ.
5. Anteprima: le righe di controllo (cosa è a posto e cosa no: somma di acconto e rate, scadenze, email) e cosa succede a firma fatta. Dopo il sì il cliente riceve il link per firmare; una copia nascosta arriva al team.

Durata, servizi inclusi e garanzia sono quelli del testo approvato del contratto: non si chiedono.

**I dati fiscali li compila il cliente** nella pagina di firma, prima di firmare: intestatario (persona o società), codice fiscale o partita IVA, sede, PEC o codice SDI, chi firma e con che ruolo. Contratto e fatture sono sempre intestati a lui.

**A firma fatta**: la scheda HQ passa a «contratto firmato», i dati del cliente tornano nella scheda e in GHL il contatto prende il tag «contratto firmato» e va nella pipeline Clienti, fase «Contratto firmato».

> [!TIP]
>
> Per provare senza toccare nessun cliente: **«Mandami un contratto del programma di prova»**. Parte un contratto con numero PROVA alla tua email, con una scheda finta: nessun numero vero consumato, nessuna scheda HQ e nessun contatto GHL toccati.

## Creare un nuovo setter o closer in HQ

**Con l'MCP**: **«Crea in HQ il closer Anna Bianchi»** (o «il setter…»). L'assistente chiede nome, cognome e l'email con cui entrerà in HQ, ti mostra il riepilogo e crea il profilo solo dopo il sì, con i permessi fissi del ruolo. Serve il permesso di creare quel ruolo, sia nell'MCP sia in HQ.

## Chiedere la carta

**Dall'Admin**

**Incassi** → riga del partner (**Carta mancante** o **Carta scaduta**) → **Chiedi carta**. Vedi [Incassi](https://docs.mattone.co/amministrazione/incassi.md#le-procedure).

**Con l'MCP**

**«Manda a Mario Rossi la mail per salvare la carta»**.

L'anteprima dice a chi arriva la mail e cosa c'è dentro. Nessun addebito e nessuna fattura nuova.

## Rimandare una fattura da pagare

**Dall'Admin**

**Incassi** → riga in **3D Secure** o **Carta rifiutata** → **Invia link** → conferma.

**Con l'MCP**

**«Rimanda a Mario Rossi la fattura da pagare»**.

Se non dici quale, l'assistente ti elenca le fatture aperte e ti chiede quale. L'anteprima mostra numero, importo e destinatario. È solo la mail con il link: nessun nuovo addebito.

## Sistemare i dati fiscali

**Dall'Admin**

**Studenti** → scheda del partner → **Fatturazione**. Vedi [Servizi, saldo e fatture](https://docs.mattone.co/amministrazione/servizi-saldo-fatture.md#dati-fiscali).

**Con l'MCP**

**«Sistema i dati fiscali di Mario Rossi»**.

L'assistente legge cosa c'è e cosa manca, e ti chiede solo quello: intestatario, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, CAP, città, provincia, email per le fatture. L'anteprima mostra prima e dopo. Se ci sono più clienti Stripe possibili, ti chiede quale collegare.

## Leggere i problemi di pagamento

**Dall'Admin**

**Incassi** → filtri per stato in alto; il dettaglio di ogni riga dice cosa manca. Vedi [Incassi](https://docs.mattone.co/amministrazione/incassi.md).

**Con l'MCP**

**«Fammi il quadro dei problemi di pagamento»** oppure **«Chi ha la carta in scadenza?»**.

L'assistente raggruppa per tipo (carte rifiutate, 3D Secure da confermare, carte in scadenza, senza carta, abbonamenti doppi) e per ognuno ti dice cosa si può fare da lì e cosa va fatto nell'Admin. È solo lettura.

## Cosa resta solo nell'Admin

Addebitare arretrati, annullare o chiudere servizi e abbonamenti, rimborsi, saldo a favore, unificare abbonamenti doppi, «Accedi come» e permessi si fanno **solo dall'Admin Panel**. Vedi [Admin Panel](https://docs.mattone.co/amministrazione/admin-panel.md#dove-si-fa-cosa).


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