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# KrossBooking: cancellazioni con penale in distinta e nel portale proprietari

> Come far comparire in distinta e nel portale proprietari una prenotazione cancellata con penale, usando uno stato prenotazione personalizzato. Procedura indicata dal supporto KrossBooking.

Quando un ospite cancella una prenotazione non rimborsabile, lo studente incassa comunque la penale. Su KrossBooking però la prenotazione passa in stato **Cancellata**, e una prenotazione cancellata non entra nei rendiconti: non si può inserire in distinta e il proprietario non la vede nel portale proprietari.

La penale invece si divide fra property manager e proprietario esattamente come l'incasso di una prenotazione attiva. Per rendicontarla, la prenotazione deve restare visibile. Questa pagina spiega come, con la procedura indicata dal supporto KrossBooking.

> [!NOTE]
>
> **Vale solo per KrossBooking**, e solo per gli studenti che usano il modulo **Vacation rental** (prenotazioni proprietari, distinte e portale proprietari). Chi non rendiconta ai proprietari da Kross non ha bisogno di nulla di questo.

## Quando si usa

Tutte e tre le condizioni insieme:

* l'ospite ha **cancellato** la prenotazione;
* lo studente ha **trattenuto una penale** (tariffa non rimborsabile, o cancellazione fuori dal periodo gratuito);
* quella penale va **divisa con il proprietario** e deve comparire nella sua distinta.

Se la cancellazione è gratuita e non c'è nessun incasso, la prenotazione resta semplicemente **Cancellata**: non c'è niente da rendicontare.

## Come si fa

**1. Crea lo stato «Cancellata con penale» (una volta sola)**

In Kross vai in **Configurazione → Stati prenotazione** e crea un nuovo stato chiamato **Cancellata con penale**. Si fa una volta per account: da lì in poi lo stato è disponibile per tutte le prenotazioni.

**2. Aspetta che la data di partenza sia passata**

Non cambiare lo stato appena arriva la cancellazione. Finché il soggiorno non è finito, la prenotazione deve restare **Cancellata**. Il perché è nel riquadro qui sotto: è la regola più importante della pagina.

**3. Sposta la prenotazione nel nuovo stato**

Apri la prenotazione cancellata e cambia lo stato da **Cancellata** a **Cancellata con penale**.

L'importo non va toccato: dopo la cancellazione Kross aggiorna da solo il totale della prenotazione all'importo della penale, quindi in distinta arriva la cifra giusta.

**4. Controlla che compaia nelle prenotazioni proprietari**

Vai in **Vacation rental → Prenotazioni proprietari** e imposta il filtro **«Tutte tranne annullate»**. La prenotazione deve comparire nell'elenco: da questo momento entra nella rendicontazione, quindi si può inserire in distinta ed è visibile anche nel portale proprietari.

> [!WARNING]
>
> **Lo stato si cambia solo DOPO la data di partenza.** Lo raccomanda il supporto KrossBooking, e per gli studenti Mattone è una regola, non un consiglio.
>
> Solo lo stato **Cancellata** dice a tutti i sistemi collegati che quel soggiorno non c'è più. Uno stato personalizzato può essere letto come una prenotazione ancora attiva. Se lo cambi prima della partenza:
>
> * **le date risultano occupate**, sul gestionale e negli strumenti che leggono la disponibilità (assistente AI, sito di prenotazione diretta), e lo studente perde la possibilità di rivenderle;
> * **l'ospite che ha cancellato può ricevere le comunicazioni di arrivo** come se il soggiorno fosse confermato.
>
> Dopo la partenza nessuna delle due cose può più succedere: è il momento sicuro per cambiare stato.

## Cosa dire allo studente

Quando uno studente chiede «ho una cancellazione con penale, come la metto in distinta?», la risposta sono i quattro passi qui sopra, sempre con la regola della data di partenza. Un modo pratico per non dimenticarsene: segnarsi le cancellazioni con penale del mese e spostarle tutte insieme quando si preparano le distinte, perché a quel punto i soggiorni sono già passati.

> [!NOTE]
>
> Se dopo il cambio di stato la prenotazione non compare in **Prenotazioni proprietari**, controlla per prima cosa il filtro: deve essere **«Tutte tranne annullate»**. Poi riapri la prenotazione e verifica che lo stato salvato sia davvero **Cancellata con penale** e non sia rimasto **Cancellata**.


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