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# Email della piattaforma: chi riceve cosa, e quante

> Tutte le email che la piattaforma Mattone manda da sola o su un'azione del team: cosa le fa partire, chi le riceve, quante al massimo. E le regole che tengono basso il numero.

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> **Questa guida è pubblica: la legge chiunque, e cancellare dopo non basta.** Niente nomi di persone o di aziende clienti, niente indirizzi interni, niente chiavi. Prima di scriverci dentro: [cosa ci va e cosa non ci va mai](https://docs.mattone.co/contribuire.md).

Ultimo aggiornamento: 24/10/2026.

## Le regole, in breve

* **Una sola faccia.** Tutte le email della piattaforma hanno la stessa grafica (intestazione Mattone.co, scheda bianca, bottone arancio, piè di pagina legale) e lo stesso mittente sul dominio `updates.mattone.co`. Le risposte arrivano alla casella del supporto.
* **Una email di pagamento al giorno, al massimo.** Se nello stesso giorno per uno studente ci sarebbero più email di pagamento (un sollecito, un avviso sul saldo, la carta), ne parte una sola: la più importante. Le altre slittano al giorno dopo, non si perdono. Contano anche quelle mandate a mano dal team.
* **Più fatture, una email.** Ogni servizio ha la sua fattura, ma il promemoria è uno solo: dentro ci sono tutte le fatture da saldare quel giorno, ognuna col suo link.
* **La riattivazione non si somma.** L'email «torna in piattaforma» non parte nei giorni in cui lo studente ha già ricevuto un'altra email.
* **Al team un riepilogo, non un'email per evento.** Gli avvisi interni si raccolgono in un'email per giro o nel riepilogo del giorno. Un ticket nuovo arriva su Slack; via email solo se Slack non risponde.
* **Parole.** Il denaro a favore dello studente si chiama sempre **saldo**, mai «crediti» (i crediti sono quelli dell'assistente AI). Verso lo studente si dice **CRM**.

## Allo studente, in automatico

| Email | Quando parte | Quante al massimo |
| - | - | - |
| Promemoria di pagamento (giorno 0, 3 e 6 dalla scadenza; il terzo è l'ultimo avviso prima della sospensione prevista dal contratto) | Controllo del mattino sulle fatture aperte | Una al giorno, con tutte le fatture dentro |
| Saldo a favore: sotto 100 €, finito, carta da salvare | Controllo del mattino e quando una fattura usa il saldo | Una per ogni ricarica del saldo, dentro il limite giornaliero |
| «Torna in piattaforma» | Dopo 7 giorni senza accessi | Una ogni 14 giorni, mai lo stesso giorno di un'altra email |
| Group call: riepilogo della settimana e call spostata o annullata | Domenica pomeriggio e a ogni cambio | Una a settimana più una per cambio |
| Ticket: promemoria di una richiesta e «il team ti ha risposto» | Richiesta aperta da tempo, risposta del team | Una per richiesta o risposta |

## Allo studente, quando il team fa qualcosa

Benvenuto e accesso (link per la password, reinvio credenziali), reset password, cambio email, notifiche dei ticket e delle registrazioni delle call, premi, annunci (group call, integrazioni, novità), avvisi del calendario, email di pagamento del Servizio AI Ospiti, «salva la carta», reinvio di una fattura, firma dei contratti.

Le email di pagamento mandate a mano contano nel limite di una al giorno: dopo una di queste, il controllo automatico non scrive altro allo studente quel giorno.

## Agli ospiti degli studenti

La conferma di prenotazione del sito diretto di uno studente va all'**ospite**. È l'unica email che volutamente non porta il marchio Mattone: è del sito dello studente.

## Al team

| Email | Quando | Quante |
| - | - | - |
| Stato dei pagamenti | Lunedì mattina | Una a settimana |
| Assistente AI: consumo oltre la soglia del piano e workspace nuovi da assegnare | Controllo ogni 6 ore | Una per giro, solo se c'è qualcosa |
| Nuovo ticket passato al team | Quando l'assistente passa la mano | Solo se Slack non ha ricevuto l'avviso |
| Ticket in attesa | Ogni mattina | Una al giorno |
| Assegnazioni e scadenze delle voci | Quando una voce viene assegnata o scade | Una per voce |

## Le email che manda Stripe

Stripe può mandare email da sé (ricevute, pagamenti non riusciti, promemoria di fatture scadute, richiesta di conferma della banca). Quali partono dipende dalle impostazioni del dashboard Stripe, non dal codice della piattaforma. Per non mandare doppioni:

* le **ricevute** le manda Stripe, la piattaforma no;
* i **promemoria di pagamento** li manda la piattaforma, con il limite di uno al giorno: in Stripe vanno spenti quelli equivalenti;
* quando la piattaforma emette una fattura da pagare con il link (senza carta), sceglie lei se mandare l'email di Stripe o la propria, mai entrambe lo stesso giorno.

## In arrivo (preparate, non ancora attive)

Poche email di base per i passaggi del nuovo flusso pagamenti, ognuna al massimo una volta (più un promemoria dove indicato) e sempre dentro il limite giornaliero:

* **carta rifiutata**: cosa è successo e il link per pagare; un promemoria dopo 3 giorni;
* **pagamento da confermare con la banca** (verifica 3D Secure): il link per confermare; un promemoria dopo 3 giorni;
* **carta in scadenza** entro 30 giorni: una volta per carta;
* **dati di fatturazione mancanti** che impediscono di emettere la fattura: una volta;
* **al team, un solo riepilogo al giorno** con pagamenti non riusciti, abbonamenti in sospeso, fatture automatiche non emesse, collegamenti in errore da più di 3 giorni e notifiche di Stripe non ricevute. Se non c'è niente, non parte.

Si accendono con un solo interruttore, dopo una prova inviata solo a chi la chiede.

## Se aggiungi un'email nuova

Passa dal punto di invio comune della piattaforma: dà grafica, mittente e piè di pagina. Un controllo automatico nel repository blocca un'email nuova che non ci passa, e tutte le email verso lo studente con emoji, con «GHL» o con «crediti» al posto di «saldo». Poi aggiorna questa pagina.


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