Skip to main content
Conduit può comunicare con gli ospiti via telefono (agente VoiceAI) e via WhatsApp Business (WABA), questi sono i canali attraverso cui l’AI risponde, invia reminder e gestisce le escalation. Telefonia e WABA sono due tracce di configurazione separate, indipendenti dal resto del workspace (KB, tool, workflow) e richiedono circa una settimana di attivazione tramite il supporto Conduit. Pianifica questi passaggi nelle prime due settimane di onboarding: il workspace deve essere già pronto quando il canale viene attivato.

​
Il numero di telefono, come funziona (dubbi frequenti)

Il numero è la parte che genera più domande in onboarding. In breve: un solo numero fisso italiano dedicato, richiesto a Conduit (la richiesta parte dallo studente col prefisso della sua città, la pratica la segue il team Mattone), che serve sia per WhatsApp sia per le chiamate. Non serve comprare una SIM.
Chi fa cosa (crystal clear).
  • Lo studente → avvia la richiesta del numero fornendo il prefisso della propria città (numero italiano dedicato). Non contatta Conduit direttamente.
  • Il team Mattone → sottomette e segue la pratica con Conduit support fino all’attivazione: richiesta del numero, registrazione WhatsApp Business API con Meta e collegamento al Business Manager Facebook.
Quindi: la richiesta parte dallo studente (dà il prefisso città), ma la pratica con Conduit e l’aggancio a Meta li gestiamo noi per lui, lo studente non scrive a Conduit.
Come funziona la pratica (dettaglio team). La richiesta del numero si sottomette a Conduit support: si riceve una conferma con un Case Number e i tempi sono di ~5 giorni lavorativi. Il numero è provisionato via Twilio dentro il workspace Conduit, è questo il “numero backend” con forwarding verso il numero italiano guest-facing (vedi il dettaglio tecnico più sotto). I workspace di uno stesso studente/azienda vanno allineati sotto lo stesso subaccount per poter acquistare e associare il numero. La pratica la segue il team Mattone; lo studente non interagisce con Conduit support.
Sì: un numero fisso italiano dedicato allo studente/azienda, usato sia per WhatsApp (WABA) sia per le chiamate (VoiceAI). Non si usa il numero personale.
No. Il numero si richiede a Conduit: lo studente avvia la richiesta dando il prefisso della sua città, e il team Mattone sottomette e segue la pratica. È un numero dedicato al servizio: non serve una SIM fisica né un abbonamento operatore.
No, non il fai-da-te di Facebook. Il percorso corretto è: numero dal portale Conduit → registrazione per WhatsApp Business API (WABA) con Meta → collegamento a un Business Manager Facebook (meglio nuovo). La registrazione WABA la facciamo con il supporto del team Mattone (vedi “Chi gestisce il collegamento”).
Sì: un unico numero copre WhatsApp e chiamate, e puoi usarlo come riferimento anche sugli annunci nelle OTA.
Il flusso in ordine: lo studente avvia la richiesta del numero (prefisso città) → il team Mattone la sottomette a Conduit support (conferma con Case Number, ~5 giorni lavorativi; numero provisionato via Twilio nel workspace) → poi il team segue la registrazione WABA con Meta e il collegamento a un Business Manager Facebook (meglio nuovo). Da lì WhatsApp e chiamate passano dall’agente.
Cosa dire allo studente, come richiedere il numeroPassa allo studente questi passi, plain (l’attivazione richiede circa 1 settimana, quindi si parte subito):
  1. Non comprare una SIM (TIM, Fastweb, ecc.) e non usare il numero WhatsApp fai-da-te che propone Facebook.
  2. Dacci il prefisso della tua città e conferma che vuoi partire: la richiesta del numero la sottomettiamo noi a Conduit per te (tu non devi scrivere a Conduit). Ti serve un numero italiano dedicato al servizio.
  3. Dopo la richiesta arriva una conferma e il numero viene attivato in circa 5 giorni lavorativi; poi la registrazione per WhatsApp Business (WABA) con Meta la seguiamo noi insieme a te (team Mattone).
  4. Poi lo colleghiamo a un Business Manager Facebook (meglio nuovo): se non ce l’hai, ti guidiamo a crearlo.
  5. Lo stesso numero italiano varrà per WhatsApp, chiamate e come riferimento sugli annunci OTA.
Cosa preparare in anticipo: un numero non già registrato su WhatsApp (personale o business), accesso da amministratore a Facebook Business Manager, un documento aziendale (es. visura) per la verifica Meta.Da dire chiaro: “È il tuo numero ufficiale verso gli ospiti. Ci vuole circa una settimana per l’attivazione con Meta: la avviamo subito così è pronta all’avvio operativo.”
Dettaglio tecnico (team). L’agente VoiceAI di Conduit può girare su un numero di backend Conduit (anche USA) con forwarding dal numero italiano: è normale e standard (anche il setup Soliséra funziona così). Ciò che l’ospite vede e chiama, e ciò che va sugli annunci OTA, resta il numero italiano. Quindi un numero backend +1 nella configurazione dell’agente non è un problema.

​
Tracce disponibili

​
Telefonia (VoiceAI)

Conduit gestisce un numero di telefono dedicato per lo studente. Quando un ospite chiama quel numero, l’agente VoiceAI risponde e gestisce la conversazione vocale. Se la situazione richiede un intervento umano, il sistema esegue un warm transfer al numero di cellulare dello studente: l’ospite viene trasferito con il contesto della conversazione già disponibile, senza dover ripetere tutto da capo. Il numero telefonico è dedicato allo studente e non viene condiviso tra più workspace.

​
WABA (WhatsApp Business Account)

Il numero WhatsApp Business ufficiale è collegato all’agente Conduit dello studente. Attraverso il canale WABA, l’agente può:
  • Rispondere ai messaggi degli ospiti in modo automatico
  • Inviare reminder proattivi (check-in non completato, orario check-in/out)
  • Gestire le escalation verso lo studente con messaggio di handoff
Senza WABA, le notifiche automatiche non possono essere inviate via WhatsApp: le comunicazioni restano limitate alle sessioni di chat iniziate dall’ospite.

​
Chi gestisce il collegamento

Il collegamento WABA non è un’operazione self-service: viene gestito dal team Mattone tramite assistenza Conduit. Per avviare il processo, apri una richiesta al team Mattone indicando le credenziali dello studente e il numero WhatsApp Business da collegare. Non procedere da soli.

​
Tempistiche

Il tempo di attivazione per il numero telefonico è di ~5 giorni lavorativi dalla sottomissione della richiesta a Conduit support (che risponde con un Case Number), in pratica circa 1 settimana. I tempi possono variare a seconda del carico del supporto e della rapidità dello studente nel fornire i documenti richiesti per Meta (vedi Prerequisiti WABA). Pianifica la richiesta appena completata la configurazione del workspace (KB, tool, workflow), non aspettare l’ultimo momento. Se il canale non è attivo all’avvio operativo, lo studente dovrà gestire le comunicazioni manualmente nel frattempo.

​
Warm transfer (telefonia)

Il warm transfer permette allo studente di ricevere le chiamate degli ospiti che l’agente VoiceAI non riesce a gestire autonomamente.
1

L'ospite chiama il numero Conduit dello studente

L’agente VoiceAI risponde immediatamente e gestisce la conversazione in modo automatico: risponde alle domande, fornisce istruzioni di accesso, verifica la prenotazione.
2

L'agente VoiceAI gestisce la conversazione

Per la maggior parte delle richieste (informazioni sull’appartamento, stato check-in, orari), l’agente risolve senza intervento umano. Il trasferimento avviene solo quando la situazione supera le capacità dell’agente o quando i guardrail lo richiedono.
3

Quando serve l'escalation: warm transfer al numero dello studente

L’agente avvisa l’ospite del trasferimento e chiama il numero di cellulare dello studente configurato nel workspace. Lo studente riceve la chiamata con il contesto della conversazione già disponibile (nome ospite, appartamento, motivo del contatto).
4

Lo studente riceve la chiamata con contesto

La chiamata arriva sul telefono dello studente con l’indicazione che si tratta di un warm transfer Conduit. Lo studente può proseguire la conversazione con l’ospite senza che questi debba ripetere il problema dall’inizio.

​
Prerequisiti WABA

Prima di avviare la richiesta di attivazione WABA, verifica che lo studente abbia pronti questi elementi:
  • Numero WhatsApp business dedicato: un numero di telefono non già registrato su WhatsApp normale (personal o business). Se il numero è già associato a un account WhatsApp personale, deve essere rimosso prima di poter essere registrato come WABA.
  • Accesso a Facebook Business Manager: lo studente deve avere accesso al Business Manager Meta con le autorizzazioni di amministratore. Se non ce l’ha, deve crearlo prima di procedere.
  • Documento di identità aziendale: richiesto da Meta per la verifica del Business Manager. Tipicamente: visura camerale o altro documento di identità dell’attività.
Senza WABA attivo, le notifiche automatiche, reminder check-in non completato, conferma late check-out, escalation, non possono essere inviate via WhatsApp. L’agente può rispondere ai messaggi in arrivo, ma non può avviare conversazioni proattive. Pianifica l’attivazione WABA nelle prime due settimane di onboarding per evitare di perdere questi flussi nei primi giorni operativi.