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Questa pagina è la checklist operativa per chi fa l’onboarding Conduit di un nuovo studente attraverso l’interfaccia (Mattia, Simone, Valentina…): cosa raccogliere prima di iniziare, come si crea e si assegna il workspace, in che ordine si montano i pezzi, cosa NON dimenticare mai. Fa parte dello stesso passaggio descritto come Step 3 nel percorso completo di onboarding studente: Onboarding studente → Step 3 · Conduit copre l’intero percorso (anagrafica Notion, PMS, Conduit, smart check-in, pagamenti, verifica finale) e va seguito nell’ordine lì indicato — usa questa pagina come riferimento operativo del solo pezzo Conduit, con un dettaglio in più su due cose che lì non sono scritte: cosa chiedere allo studente prima di iniziare, e come si assegna un workspace nuovo allo studente giusto. Per il provisioning a volumi, automatizzato per più studenti insieme, vedi invece Pacchetto completo (quello è per il team tecnico, questa pagina è per chi lavora dall’interfaccia).
Passo 0, accesso Admin Mattone (obbligatorio). Appena creato il workspace, aggiungi francesco@mattone.co come Admin (dashboard Conduit → membri/team → invita come Admin). Non c’è API: si fa a mano. Se te ne dimentichi, il team perde l’accesso UI al workspace. Verifica che sia presente come Admin prima di considerare il workspace “pronto”. (È in corso una richiesta a Conduit per aggiungerlo in automatico a ogni nuovo workspace; finché non è attiva, resta manuale.)

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Prima di iniziare: cosa raccogliere dallo studente

Prima di aprire qualsiasi pannello, rispondi a queste domande. Ti servono per sapere quali step si applicano e quali si possono saltare (segnati “non ora”, mai cancellati).
  • Quale PMS? Oggi supportato: KrossBooking. Un PMS diverso non è un dettaglio da adattare al volo: è un caso non ancora documentato, serve confrontarsi con chi segue le integrazioni prima di promettere qualcosa allo studente.
  • Quanti appartamenti gestisce?
  • Ha una smart-lock (Shelly o SwitchBot)? Se sì, serviranno i tool di apertura porta; se no, si salta quel pezzo.
  • Vuole telefono e/o WhatsApp ufficiale? Se sì, serve un numero fisso italiano dedicato (mai una SIM comprata a parte, mai il collegamento “fai-da-te” che propone Meta).
  • Ha già un registro Notion con una pagina per appartamento? Se non ce l’ha, va creato dal template Mattone prima di procedere.

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La precondizione: Kross e Notion collegati alla Mattone Platform

È il punto più importante di tutto l’onboarding, quello da cui dipende ogni step successivo: prima di qualsiasi altra cosa, lo studente deve avere KrossBooking e Notion collegati alla Mattone Platform (non solo, eventualmente, a Conduit direttamente). Perché conta così tanto: finché Kross e Notion non sono visibili dalla piattaforma, il team non può leggere le prenotazioni per validarle, normalizzare i nomi degli appartamenti o preparare la Knowledge Base — dipende dallo studente per ogni singolo dato. Appena Kross e Notion sono collegati alla piattaforma, il team può fare da solo quasi tutto il resto, senza bloccarsi in attesa di risposte.
Come si collegano nel dettaglio: Step 1 · Anagrafica & Notion e Step 2 · KrossBooking. Questa pagina non ripete quella procedura, la presuppone completata.

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Crea il workspace Conduit

Il workspace è l’ambiente Conduit dedicato allo studente: KB, agente, tool e canali vivono tutti lì dentro, isolati dagli altri studenti.
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Richiedi/crea il workspace

Se lo studente non ha ancora un workspace Conduit, va creato. Se prevede telefono/WhatsApp, il numero italiano dedicato si richiede separatamente (vedi Telefonia & WABA) e ha tempi propri (circa una settimana): apri quella richiesta il prima possibile, anche in parallelo al resto.
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Aggiungi l'Admin Mattone (Passo 0, vedi sopra)

Non saltarlo e non rimandarlo: è la garanzia che il team mantenga accesso al workspace anche se lo studente sparisce o cambia idea sui permessi.

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Mappa il workspace allo studente giusto

Questo è il passaggio che oggi manca completamente da ogni checklist ed è facile perderlo proprio perché non ha un posto ovvio dove stare. Falla qui, subito dopo aver creato il workspace. Appena il workspace esiste, va associato allo studente proprietario nel registro interno del team: è quello che permette al team di sapere “questo workspace è di questo studente” ai fini di fatturazione, supporto e monitoraggio dei consumi. Senza questa associazione, il workspace esiste ma resta orfano — nessuno lo collega a chi lo paga.
Oggi questo passaggio non ha un bottone nella piattaforma. Non appena crei un nuovo workspace, fai una richiesta al team tecnico per farlo associare allo studente — non aspettare, fallo lo stesso giorno della creazione. Un workspace creato e non assegnato resta invisibile ai controlli su chi paga cosa, finché qualcuno non se ne accorge per caso.
Un controllo automatico interno segnala periodicamente i workspace rimasti senza uno studente assegnato: è una rete di sicurezza, non un sostituto di questo passaggio. Se lo fai al momento della creazione, quel controllo non deve mai intervenire.
Finché questo passo non ha un pulsante in piattaforma, trattalo come l’accesso Admin del Passo 0: un “a mano, va richiesto”. Se ti capita spesso, segnalalo: è uno dei pezzi noti da automatizzare.

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Costruisci la Knowledge Base

Passo obbligatorio, non opzionale: senza KB per-appartamento, l’agente non ha le informazioni per rispondere agli ospiti (WiFi, indirizzo, accesso, regole, listino).
  • La KB si costruisce a partire dal registro appartamenti su Notion (la precondizione qui sopra), tramite il bridge Notion → Conduit.
  • Deve essere sempre per-appartamento, mai globale: un dato specifico di una casa messo fuori dalla sua cartella si applica per sbaglio a tutte le altre.
→ Guida completa: Knowledge Base per-listing

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Monta i tool e le skill

Ogni tool (Kross, eventuale Smart Lock, eventuale Stripe) va sempre montato insieme alla sua skill di prompting: un tool senza skill viene ignorato dall’agente, è come non averlo montato.
  • I tool Kross richiedono che le credenziali dello studente siano già valide e salvate (Step 2 del percorso completo) prima di essere montati: iniettare i tool con credenziali non ancora valide rompe anche quello che nel frattempo funzionava.
  • Smart Lock e Stripe sono condizionali: si montano solo se lo studente li usa davvero, restano “non ora” senza bloccare il resto.
→ Guida completa: Custom tools e skill

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Telefono, WhatsApp e voce (se lo studente li vuole)

Percorso separato, con tempi propri (circa una settimana), da aprire il prima possibile. Copre: numero italiano dedicato, registrazione WhatsApp Business ufficiale con Meta, configurazione del voice agent ed escalation a una persona vera. → Guida completa: Telefonia & WABA · Voice agent
Se lo studente vende su Booking.com, serve anche collegare la casella email dedicata ai messaggi Booking (Booking non ha un’API messaggi, passa solo da lì): vedi Canale email · messaggi Booking.com.
Le automazioni deterministiche (late check-out, reminder, notifiche al team) si configurano dopo che tool e canali sono a posto: vedi Workflow.

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Le 3 cose che fanno fallire tutto

Tienile a mente, sono la causa della quasi totalità dei problemi visti finora:
  1. Tool acceso ma skill non attaccata (o viceversa). Esistere non basta: il tool deve essere acceso sull’agente e la skill che lo richiama deve essere attaccata. Vale sia per la chat sia per la voce.
  2. Voce in lingua generica, o escalation verso un altro numero AI. Il voice agent va impostato sulla lingua specifica dello studente, mai su “multilingua” (altrimenti storpia i nomi degli ospiti). L’escalation deve sempre puntare a un numero umano vero, mai a un altro numero gestito dall’AI.
  3. Nomi diversi tra Notion e PMS, o dati fuori dalla cartella giusta. I nomi degli appartamenti su Notion devono essere identici a quelli sul PMS, altrimenti l’importazione scarta le righe senza avvisare. Ogni dato critico (WiFi, accessi) deve stare dentro la cartella del suo appartamento, mai in una pagina globale.

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Test finale, sempre

Non dichiarare l’onboarding Conduit completato senza aver verificato, con un ospite realmente presente in Kross:
  • Una chiamata reale: l’agente trova la prenotazione corretta, e chiedendo di parlare con una persona la chiamata arriva davvero a un umano.
  • Un messaggio WhatsApp reale: arriva in Conduit e l’agente risponde.
Se manca anche solo uno dei due, il workspace non è pronto, a prescindere da cosa mostra l’interfaccia. → Checklist completa con tutti i punti da spuntare: Step 6 · Verifica finale

Conduit · Panoramica

Architettura del workspace, tutti i pezzi in una vista

Pacchetto completo

Provisioning a volumi, per il team tecnico

Knowledge Base

Come evitare leak tra appartamenti

Custom tools e skill

Catalogo tool, regola tool+skill

Voice agent

Setup canonico della voce

Workflow

Automazioni deterministiche

Telefonia & WABA

Numero dedicato e WhatsApp ufficiale

Onboarding studente · Step 3

Questo step nel percorso completo