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Quando un ospite cancella una prenotazione non rimborsabile, lo studente incassa comunque la penale. Su KrossBooking però la prenotazione passa in stato Cancellata, e una prenotazione cancellata non entra nei rendiconti: non si può inserire in distinta e il proprietario non la vede nel portale proprietari. La penale invece si divide fra property manager e proprietario esattamente come l’incasso di una prenotazione attiva. Per rendicontarla, la prenotazione deve restare visibile. Questa pagina spiega come, con la procedura indicata dal supporto KrossBooking.
Vale solo per KrossBooking, e solo per gli studenti che usano il modulo Vacation rental (prenotazioni proprietari, distinte e portale proprietari). Chi non rendiconta ai proprietari da Kross non ha bisogno di nulla di questo.

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Quando si usa

Tutte e tre le condizioni insieme:
  • l’ospite ha cancellato la prenotazione;
  • lo studente ha trattenuto una penale (tariffa non rimborsabile, o cancellazione fuori dal periodo gratuito);
  • quella penale va divisa con il proprietario e deve comparire nella sua distinta.
Se la cancellazione è gratuita e non c’è nessun incasso, la prenotazione resta semplicemente Cancellata: non c’è niente da rendicontare.

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Come si fa

1

Crea lo stato «Cancellata con penale» (una volta sola)

In Kross vai in Configurazione → Stati prenotazione e crea un nuovo stato chiamato Cancellata con penale. Si fa una volta per account: da lì in poi lo stato è disponibile per tutte le prenotazioni.
2

Aspetta che la data di partenza sia passata

Non cambiare lo stato appena arriva la cancellazione. Finché il soggiorno non è finito, la prenotazione deve restare Cancellata. Il perché è nel riquadro qui sotto: è la regola più importante della pagina.
3

Sposta la prenotazione nel nuovo stato

Apri la prenotazione cancellata e cambia lo stato da Cancellata a Cancellata con penale.L’importo non va toccato: dopo la cancellazione Kross aggiorna da solo il totale della prenotazione all’importo della penale, quindi in distinta arriva la cifra giusta.
4

Controlla che compaia nelle prenotazioni proprietari

Vai in Vacation rental → Prenotazioni proprietari e imposta il filtro «Tutte tranne annullate». La prenotazione deve comparire nell’elenco: da questo momento entra nella rendicontazione, quindi si può inserire in distinta ed è visibile anche nel portale proprietari.
Lo stato si cambia solo DOPO la data di partenza. Lo raccomanda il supporto KrossBooking, e per gli studenti Mattone è una regola, non un consiglio.Solo lo stato Cancellata dice a tutti i sistemi collegati che quel soggiorno non c’è più. Uno stato personalizzato può essere letto come una prenotazione ancora attiva. Se lo cambi prima della partenza:
  • le date risultano occupate, sul gestionale e negli strumenti che leggono la disponibilità (assistente AI, sito di prenotazione diretta), e lo studente perde la possibilità di rivenderle;
  • l’ospite che ha cancellato può ricevere le comunicazioni di arrivo come se il soggiorno fosse confermato.
Dopo la partenza nessuna delle due cose può più succedere: è il momento sicuro per cambiare stato.

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Cosa dire allo studente

Quando uno studente chiede «ho una cancellazione con penale, come la metto in distinta?», la risposta sono i quattro passi qui sopra, sempre con la regola della data di partenza. Un modo pratico per non dimenticarsene: segnarsi le cancellazioni con penale del mese e spostarle tutte insieme quando si preparano le distinte, perché a quel punto i soggiorni sono già passati.
Se dopo il cambio di stato la prenotazione non compare in Prenotazioni proprietari, controlla per prima cosa il filtro: deve essere «Tutte tranne annullate». Poi riapri la prenotazione e verifica che lo stato salvato sia davvero Cancellata con penale e non sia rimasto Cancellata.