Le regole, in breve
- Una sola faccia. Tutte le email della piattaforma hanno la stessa grafica (intestazione Mattone.co, scheda bianca, bottone arancio, piè di pagina legale) e lo stesso mittente sul dominio
updates.mattone.co. Le risposte arrivano alla casella del supporto. - Una email di pagamento al giorno, al massimo. Se nello stesso giorno per uno studente ci sarebbero più email di pagamento (un sollecito, un avviso sul saldo, la carta), ne parte una sola: la più importante. Le altre slittano al giorno dopo, non si perdono. Contano anche quelle mandate a mano dal team.
- Più fatture, una email. Ogni servizio ha la sua fattura, ma il promemoria è uno solo: dentro ci sono tutte le fatture da saldare quel giorno, ognuna col suo link.
- La riattivazione non si somma. L’email «torna in piattaforma» non parte nei giorni in cui lo studente ha già ricevuto un’altra email.
- Al team un riepilogo, non un’email per evento. Gli avvisi interni si raccolgono in un’email per giro o nel riepilogo del giorno. Un ticket nuovo arriva su Slack; via email solo se Slack non risponde.
- Parole. Il denaro a favore dello studente si chiama sempre saldo, mai «crediti» (i crediti sono quelli dell’assistente AI). Verso lo studente si dice CRM.
Allo studente, in automatico
Allo studente, quando il team fa qualcosa
Benvenuto e accesso (link per la password, reinvio credenziali), reset password, cambio email, notifiche dei ticket e delle registrazioni delle call, premi, annunci (group call, integrazioni, novità), avvisi del calendario, email di pagamento del Servizio AI Ospiti, «salva la carta», reinvio di una fattura, firma dei contratti. Le email di pagamento mandate a mano contano nel limite di una al giorno: dopo una di queste, il controllo automatico non scrive altro allo studente quel giorno.Agli ospiti degli studenti
La conferma di prenotazione del sito diretto di uno studente va all’ospite. È l’unica email che volutamente non porta il marchio Mattone: è del sito dello studente.Al team
Le email che manda Stripe
Stripe può mandare email da sé (ricevute, pagamenti non riusciti, promemoria di fatture scadute, richiesta di conferma della banca). Quali partono dipende dalle impostazioni del dashboard Stripe, non dal codice della piattaforma. Per non mandare doppioni:- le ricevute le manda Stripe, la piattaforma no;
- i promemoria di pagamento li manda la piattaforma, con il limite di uno al giorno: in Stripe vanno spenti quelli equivalenti;
- quando la piattaforma emette una fattura da pagare con il link (senza carta), sceglie lei se mandare l’email di Stripe o la propria, mai entrambe lo stesso giorno.
In arrivo (preparate, non ancora attive)
Poche email di base per i passaggi del nuovo flusso pagamenti, ognuna al massimo una volta (più un promemoria dove indicato) e sempre dentro il limite giornaliero:- carta rifiutata: cosa è successo e il link per pagare; un promemoria dopo 3 giorni;
- pagamento da confermare con la banca (verifica 3D Secure): il link per confermare; un promemoria dopo 3 giorni;
- carta in scadenza entro 30 giorni: una volta per carta;
- dati di fatturazione mancanti che impediscono di emettere la fattura: una volta;
- al team, un solo riepilogo al giorno con pagamenti non riusciti, abbonamenti in sospeso, fatture automatiche non emesse, collegamenti in errore da più di 3 giorni e notifiche di Stripe non ricevute. Se non c’è niente, non parte.