1. Nessun servizio acceso senza un pagamento collegato
Regola. Un servizio a pagamento (AI Ospiti, CRM, WhatsApp, un add-on) si accende solo se lo studente ha una carta valida salvata. Ogni costo che lo studente genera lo paga lo studente. Perché. Un servizio acceso senza carta lo paghiamo noi ai fornitori, e recuperare dopo è difficile: bisogna rincorrere lo studente e ricostruire i periodi. I costi che dipendono da quanto lo studente usa (crediti oltre gli inclusi, WhatsApp, SMS, chiamate) crescono con lui: se non li paga lui, crescono a carico nostro. Cosa fare in pratica.- Se manca la carta, prima Chiedi carta, poi si accende il servizio.
- Un servizio si può preparare in attesa (nasce in piattaforma, senza addebito), ma si aggancia e si addebita solo con la carta.
- Conduit si attiva solo con contratto firmato e carta salvata, tutti e due.
- WhatsApp, SMS e chiamate restano al costo del fornitore, in una fattura a parte. WhatsApp attivato lato agenzia si rifattura allo studente.
2. Una carta e un cliente principale per studente, una fattura per servizio
Regola. Ogni studente ha una sola carta e un cliente Stripe principale, su cui si fattura tutto. Ogni servizio ha la sua fattura. Il denaro a favore dello studente si chiama saldo a favore, mai «crediti». Perché.- Una carta sola vuol dire un solo posto da controllare quando scade o viene rifiutata.
- Più clienti Stripe per lo stesso studente sono il modo in cui nascono gli abbonamenti doppi e le fatture che nessuno vede.
- Una fattura per servizio permette allo studente di capire cosa paga, e a noi di chiudere un servizio senza toccare gli altri.
- «Crediti» sono quelli dell’assistente AI: usare la stessa parola per i soldi confonde lo studente e chi gli risponde.
- Se trovi più clienti Stripe, scegli il principale in Fatturazione → Clienti Stripe. Nel dubbio non unificare: chiedi.
- Per un omaggio, un pagamento in più o un rimborso: Saldo, con il motivo scritto come lo leggerebbe lo studente.
- Con lo studente si dice «saldo a tuo favore».
3. Il canone Conduit si paga sui listing realmente attivi, e lo fattura solo la piattaforma
Regola. Il canone AI Ospiti si paga sui listing realmente attivi nel ciclo. Il numero si aggiorna da solo ogni mese, prima del rinnovo. La fonte unica del canone è la piattaforma: per gli studenti che hanno il canone in piattaforma, HQ non manda più il promemoria «Rinnovo Conduit». Perché.- I listing cambiano spesso, anche nel giro di pochi giorni. Un canone fermo al numero del giorno di avvio fa pagare troppo o troppo poco per sempre.
- Due sistemi che fatturano lo stesso canone, con due numeri di listing diversi, portano a incassare due volte lo stesso mese. È già successo: HQ chiedeva ogni mese di incassare il canone su un numero di listing diverso da quello della piattaforma, che intanto lo addebitava già.
- Il canone lo guardi solo in Incassi. Se un promemoria arriva da un’altra parte e non torna con Incassi, vale Incassi.
- Il numero di listing scritto nel contratto è solo un controllo, non la base di calcolo.
- Se Conduit non vede gli appartamenti di uno studente, non si fattura sul niente: è un lavoro di delivery (Conduit scollegato → Ricollega).
4. 40 crediti inclusi per listing, gli extra a tutti dal 23/10/2026
Regola. Ogni listing attivo ha 40 crediti AI inclusi al mese, nel canone. Oltre, con il contratto v2, ogni credito costa 0,07 €; con il contratto v1 gli extra si pagano al costo del fornitore, finché lo studente non accetta per iscritto la v2. I crediti extra si contano e si fatturano a tutti gli studenti con il Servizio AI Ospiti dal 23/10/2026: restano fuori solo gli omaggi e le esenzioni impostati nella scheda e i contratti con Cosmica SRL. Il ciclo in corso quel giorno conta solo i crediti consumati dopo la prima lettura disponibile (24/10/2026). Perché.- 40 è quanto Conduit include a noi per ogni struttura: includiamo allo studente quello che ci viene incluso, non di più.
- Chi ha firmato le condizioni vecchie non può ricevere un prezzo che non ha accettato.
- I crediti li paghiamo noi a Conduit ogni ciclo: lasciarli gratis vuol dire che crescono a carico nostro (decisione di Francesco, 24/10/2026).
- Il ciclo a cavallo conta solo dalla prima lettura dopo la decisione (24/10), per non fatturare consumi di quando la regola non c’era.
- Un contratto non ancora firmato non ferma la fattura: compare nel riepilogo di amministrazione come «da far firmare», e si manda in firma.
- Se lo studente chiede cosa paga: 40 inclusi per appartamento, gli extra a parte, con il calcolo scritto in fattura.
- Firmando online l’Addendum AI Ospiti, la v2 si segna da sola. Un’accettazione scritta arrivata in altro modo si segna con Segna condizioni v2 accettate….
- Il ciclo dei crediti è quello di Conduit, non il mese solare.
5. I contratti si firmano con la nostra firma online, non da GHL
Regola. Programma, Addendum AI Ospiti e abbonamento CRM si firmano dalla firma online della piattaforma. Il cliente conferma con un codice via email e SMS. Contratto e fatture vanno sempre all’intestatario del contratto. Perché.- Con GHL i dati del contratto si ricopiavano a mano: campi sbagliati e termini diversi dalla scheda.
- Lo stato della firma non tornava in piattaforma: nessuna traccia, e nessun modo di tenere spento Conduit finché il contratto non era firmato.
- La firma nostra ha un codice monouso, un registro degli eventi e l’impronta del PDF nel certificato: se qualcuno cambia il file dopo la firma, l’impronta non combacia più. Il PDF firmato non viene sovrascritto.
- L’intestatario è chi si obbliga: una fattura intestata a un altro soggetto non è la fattura di quel contratto.
- Il Programma parte dalla scheda cliente in HQ, l’Addendum lo firma lo studente dalla sua area.
- I dati fiscali li compila il cliente nella pagina di firma, non tu.
- Se un termine non torna, si corregge prima la scheda, poi si manda.
6. CRM: 3 mesi gratis, poi la scelta dello studente
Regola.- Il CRM è gratis per 3 mesi dal giorno in cui applichiamo il nostro modello (snapshot) al suo account.
- Alla fine lo studente riceve l’email «Vuoi tenere il tuo CRM?». Il contrattino CRM si firma solo a quel punto, a fine terzo mese.
- No vuol dire togliere gli accessi.
- Garanzia e omaggi li decidiamo noi, con data e motivo.
- Gli arretrati CRM sono condonati a tutti gli studenti attuali: chi dice sì paga dal contratto in avanti.
- La data dello snapshot è un fatto che si legge da solo: non dipende da chi si ricorda di segnarla.
- Chiedere a fine periodo, e non prima, lascia allo studente il tempo di usarlo davvero.
- Niente si addebita senza una firma.
- Un CRM che lo studente non vuole e che resta acceso lo paghiamo noi: per questo il no chiude gli accessi.
- Il condono chiude i casi vecchi senza discutere mesi passati con regole diverse.
- Lo stato lo leggi in Studenti → Servizi e abbonamento → CRM: Gratis fino al…, A pagamento, Chiuso.
- Per la garanzia o un omaggio: Regala CRM fino al…, con il motivo.
- Dopo un no, togli gli accessi e premi Accessi tolti.
- Agli studenti non si parla di arretrati CRM.
7. Conduit: un solo Admin, il nostro
Regola. Su ogni workspace Conduit del nostro ordine l’account amministrativo Mattone è l’unico Admin. Studenti e collaboratori hanno il ruolo Partner Mattone. Gli utenti nuovi si chiedono a noi. Un workspace si cancella solo su decisione della direzione. Perché. Quei workspace li paghiamo noi. In Conduit chi può gestire i membri può declassare anche il nostro account: da quel momento il workspace sparisce dalla nostra vista, non lo possiamo più sistemare né misurare, e continuiamo a pagarlo. L’unica protezione è essere l’ultimo Admin rimasto. Cosa fare in pratica. Segui la pagina dedicata: permessi del ruolo, come sistemare un workspace esistente, come lo studente chiede un utente. Procedura. Accessi e ruoli nei workspace Conduit8. I pagamenti partono solo dalla piattaforma
Regola. Niente link di pagamento creati a mano su Stripe o da HQ. Gli addebiti, i link e le richieste di carta partono solo da Incassi (o dall’MCP del team, che usa gli stessi controlli). Perché. Un pagamento fatto fuori dalla scheda non si collega allo studente. La piattaforma non lo riconosce: lo conta come ancora dovuto e lo addebita una seconda volta. È già successo: un periodo pagato da un link fatto a mano risultava ancora da pagare, e il primo addebito dell’abbonamento rischiava di riprenderlo. Cosa fare in pratica.- Se lo studente deve pagare una fattura già emessa: Invia link da Incassi.
- Se deve pagare un arretrato: Addebita da Incassi.
- Se ti hanno già pagato fuori dalla piattaforma, non incassare di nuovo: dillo nel canale amministrazione, prima del prossimo rinnovo.
9. Email: poche, corte, una di pagamento al giorno
Regola.- Le email allo studente sono poche, minimali e senza gergo.
- Al massimo una email di pagamento al giorno per studente: contano anche quelle mandate a mano.
- Il «rispondi a» va a chi segue quel tema, oltre che alla casella Mattone:
Perché.
- Tre email nello stesso giorno su tre fatture diverse fanno sembrare tutto un problema, e lo studente smette di leggerle.
- Parole come «GHL» o «crediti» per i soldi lo confondono.
- Se la risposta arriva a chi conosce il tema, lo studente non aspetta che qualcuno la inoltri.
- Prima di mandare a mano una email di pagamento, guarda se quel giorno ne è già partita una: un’altra la sposta al giorno dopo.
- Non scrivere allo studente in parallelo per la stessa fattura.
- Quando ti risponde, rispondi tu, nel tuo tema.
10. MCP del team: ognuno fa il suo, i soldi delicati restano nell’Admin
Regola. Dal proprio Claude ognuno fa solo le azioni del suo ruolo:
Restano solo nell’Admin: addebiti di arretrati, rimborsi, saldo a favore, annullamenti e chiusure di servizi e abbonamenti, unire clienti, «Accedi come», permessi. Ogni azione dall’MCP ha anteprima e conferma.
Perché.
- Le azioni escluse muovono o restituiscono soldi in un modo che non si annulla con un clic.
- Lì serve vedere tutta la scheda dello studente, non una risposta in chat.
- L’anteprima mostra importi, date e destinatario prima che parta qualcosa: se l’assistente ha capito male, te ne accorgi lì.
- Se una richiesta viene ripetuta per errore, la piattaforma restituisce l’esito della prima e non addebita due volte.
- Leggi sempre l’anteprima prima di dire sì.
- Se uno strumento non compare, non hai quel permesso: chiedilo, non cercare un’altra strada.
- Per le azioni escluse, apri l’Admin Panel.
11. Merch: l’indirizzo lo scrive lo studente in piattaforma
Regola. Indirizzo, taglia e vestibilità del merch li scrive lo studente nella sua pagina Premi. L’ordine si gestisce in Admin → Sistema → Premi → Spedizione merch. Perché.- I dati di spedizione non passano da chat e messaggi.
- Non si perdono fra conversazioni diverse.
- Ogni ordine ha uno stato (pronto, spedito, consegnato).
- Lo studente riceve una sola email con il tracking.
Ogni nuova decisione su incassi, servizi, contratti, accessi o email va aggiunta qui, nella stessa forma: regola, perché, cosa fare, link alla procedura. Se una decisione cambia una regola già scritta, si corregge la voce e si aggiorna la data qui sotto.
12. Le eccezioni sono dati, non codice
Regola. Un’eccezione per uno studente (un omaggio, una garanzia, un tetto, l’accesso a una funzione in prova, chi emette la fattura, un’esenzione) si imposta nella sua scheda, con data, motivo o importo. Non si chiede di scriverla nel programma. Perché.- Un’eccezione scritta nel programma la vede solo chi legge il codice. Nella scheda la vede tutto il team, con il motivo e la scadenza.
- La stessa eccezione deve poter valere per qualunque studente, non solo per quello per cui è nata.
- Quando scade o cambia, la cambia chi lavora sullo studente, senza aspettare un rilascio.
- Omaggi e garanzie si vedono come Omaggio, con motivo e scadenza (o con il tetto che resta, se è un saldo a favore).
- Se serve un’eccezione che la scheda non permette, si chiede di aggiungere il campo (valido per tutti), non la regola per quello studente.
- Un controllo automatico blocca le modifiche che scrivono nomi o riferimenti di studenti dentro il programma.
13. Listing AI Ospiti: attivo, sospeso su richiesta, cancellato
Regola. Ogni listing del Servizio AI Ospiti è in uno di tre stati, e il canone segue lo stato:
La variazione vale sempre dal ciclo che sta per partire, mai all’indietro: il ciclo in corso resta pagato com’è (il canone è anticipato), senza rimborsi a giorni. Non si applica nessun vincolo di 12 mesi. Il prezzo del sospeso è un dato del contratto nella scheda dello studente: se il contratto non lo prevede il campo è vuoto e lo studente non vede la richiesta.
In fattura attivi e sospesi sono due voci separate. I crediti AI inclusi si contano solo sugli attivi.
Perché.
- Il contratto AI Ospiti (art. 4.4) dà allo studente la facoltà di sospendere uno o più listing mantenendo la registrazione a un costo ridotto: chi ha un appartamento fermo in bassa stagione non deve scegliere fra pagare pieno e perdere la configurazione.
- Un listing spento senza dirlo è un listing che lo studente non vuole più: farlo pagare come sospeso sarebbe un costo che non ha chiesto.
- Conta quello che è davvero su Conduit: un listing sospeso dal giorno in cui il team lo disattiva, attivo di nuovo dal giorno in cui lo riattiva. Così non si paga mai due volte lo stesso listing, né zero per uno ancora acceso.
- Nessuna scrittura automatica su Conduit: accendere o spegnere un listing cambia cosa vede l’ospite, lo fa una persona.
- Lo studente chiede da Amministrazione → Sospendi appartamenti; il team può registrare la richiesta per lui.
- Le richieste aperte compaiono ogni mattina nel riepilogo di amministrazione («Listing da disattivare o riattivare su Conduit»): chi gestisce Conduit lo fa e conferma in piattaforma.
- Finché la disattivazione non è confermata il listing è attivo e si paga pieno; finché la riattivazione non è confermata resta sospeso.
- Se uno studente vuole togliere un appartamento per sempre non serve la richiesta: si disattiva e basta.
Come si fa
Le operazioni del team, passo per passo
Admin Panel: la mappa
Dove si trova cosa